Com 100 anos de presença no Brasil completados em 2008, a GlaxoSmithKline (GSK), resultante da fusão entre a Glaxo Wellcome e a SmithKline Beecham, ocorrida em 2001, dedica cerca de 3,5 bilhões de libras esterlinas à pesquisa e ao desenvolvimento de novos medicamentos em todo o mundo, representando um dos maiores aportes do setor farmacêutico. A empresa distribui produtos em 130 países e tem duas fábricas localizadas no Rio de Janeiro que abastecem o mercado nacional e mais 11 países da América Latina.

Com capacidade para fabricar mais de 238 milhões de unidades de comprimidos, cremes, pomadas e líquidos nas unidades industriais do Rio de Janeiro, a GSK investiu 250 milhões de dólares nos últimos anos na modernização tecnológica e ampliação da capacidade produtiva.

Em janeiro de 1997, quando ainda era somente Glaxo Wellcome, foi uma das pioneiras na implantação do GKO FRETE, ainda escrito em linguagem DOS, quase dois anos após seu lançamento, em outubro de 1995. Antes da implementação da solução, as planilhas de Excel eram as ferramentas utilizadas para controle de expedição e fretes na empresa, encobrindo ineficiências e causando prejuízos por erros de faturamento ou conflitos nas informações de transportadoras à farmacêutica.

O diretor da GKO INFORMÁTICA, Ricardo Gorodovits, explica que à época, o objetivo da implementação do sistema era totalmente direcionado à auditoria de fretes, ou seja, assegurar que os pagamentos correspondiam aos valores devidos. “A preocupação com a distribuição era incipiente no Brasil, muitas empresas simplesmente ignoravam seus problemas e as cobranças eram pagas sem qualquer controle. A Glaxo Wellcome foi pioneira na escolha de uma ferramenta que a apoiasse na melhoria de sua eficiência”.


A solução


A princípio, não houve demanda de ampliações funcionais ao GKO FRETE por parte da Glaxo Wellcome: o sistema mostrou-se aderente ao que a empresa necessitava e, a partir da disponibilidade da ferramenta, foi-se gradualmente ampliando sua utilização. Com o tempo, ampliou-se o foco para o controle de datas de entrega de medicamentos, e durante um período houve uma baixa utilização do sistema, situação revertida com a fusão da Glaxo com a SmithKline.

A união das empresas trouxe à baila necessidades prementes: às vésperas da fusão, a GKO INFORMÁTICA foi consultada pela equipe de logística da SmithKline Beecham para implementação do GKO FRETE e então nivelar-se à Glaxo, que a esta altura já utilizava um sistema mais avançado, em linguagem Windows. A decisão ficou em suspenso, mas no pós-fusão o GKO FRETE foi mantido pela resultante GlaxoSmithKline e, mais ainda, ganhou novo fôlego graças às demandas motivadas pela diretoria da empresa.

“Esse estímulo reverteu-se em investimentos em treinamento e na aprimoração do software, a partir da contratação de funcionalidades para melhorar a gestão de prazos em horas”, comenta o executivo da GKO INFORMÁTICA.

As novas funcionalidades proporcionaram a visibilidade do shelf life dos produtos da GSK, e a mensuração das perdas derivadas dos fretes cobrados como ‘frete mínimo’, ajudando a definir novos parâmetros de negociação com as transportadoras e novas políticas comerciais.

O analista de informações logísticas da GSK, Moyses Alves Jr, vem complementar os comentários de Gorodovits, explicando que no período pós-fusão o GKO FRETE passou a ter sob seu domínio todos os modais de transporte – rodoviário e aéreo - utilizados pela empresa para expedir os produtos, incluindo, a pedido da fabricante de medicamentos, o controle do transporte em caminhões refrigerados, conhecido internamente como “Picolé”.

“A solução passou a nos fornecer informações detalhadas para medir o desempenho das expedições e transportadoras divididas por modais de transporte, tipos de embalagem, tipos de produto, quantidades, código das embalagens, destinos, percursos, previsões de entrega, entre outros dados”, descreve.

Outra funcionalidade do GKO FRETE que veio somar às necessidades da GSK, segundo Alves Jr, está relacionada à comunicação com as transportadoras para a preparação de notas fiscais. O sistema gera antecipadamente informações em arquivo de texto para a transportadora para a emissão de notas fiscais, eliminando o trânsito de papéis e os conflitos de dados.


Resultados


O analista de informações logísticas da GSK relata que desde a implementação e ajustes das funcionalidades do GKO FRETE com o negócio da fabricante farmacêutica, os resultados têm sido, inquestionavelmente, positivos. Em termos financeiros, estancou-se a perda de cerca de um milhão de reais anuais que a empresa registrava antes da solução; já com relação aos processos internos, muito se avançou ao estabelecer-se a roteirização na expedição de mercadorias, comparação e simulação de fretes, registro de notas fiscais emitidas e visualização do desempenho de cada transportadora.

“O GKO FRETE nos possibilitou tornar ágil o processo administrativo relacionado à expedição a partir da interface com o sistema corporativo, facilitando e ampliado a acuracidade do livro fiscal”, assinala Alves Jr. “O sistema corporativo gera as notas fiscais direto para o GKO FRETE, que devolve informações de impostos a pagar por conhecimento de transporte gerado para pagamentos futuros. Com isso, reduzimos de três dias para 10 minutos toda a apuração contábil e geração de dados”.

Pela visibilidade que o GKO FRETE permitiu à GSK, Alves Jr. afirma que a empresa deseja extrair mais ganhos de suas funcionalidades, potencializando o relacionamento com transportadoras a partir de uma avaliação ainda mais criteriosa dos serviços prestados, com auxílio de parâmetros mais sofisticados que os atuais. O analista de informações logísticas da GSK revela que a empresa deseja futuramente introduzir no GKO FRETE a funcionalidade de cálculos do frete de retorno, que no momento ainda é inexpressivo – representa em torno de 5% dos pagamentos em termos de custo de frete da empresa. “O GKO FRETE é sem dúvida uma poderosa ferramenta, pois não só nos permite obter rapidamente dados analíticos para a tomada de decisões, como também nos devolveu a eficiência que tanto faz a diferença em logística de distribuição”.


Sobre a GKO Informática


A GKO Informática se dedica há mais de 15 anos ao desenvolvimento e apoio à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística. Nos últimos dez anos, especializou-se na área de gestão de fretes para embarcadores, segmento no qual atua através do software GKO FRETE, líder no mercado brasileiro, realizando também serviços de consultoria e ministrando cursos sobre como contratar e administrar fretes para gerar lucros.

Principais ganhos com o GKO FRETE

· Redução dos valores de frete (e dele decorrentes).

· Por meio da auditoria, paga-se apenas o que é devido. A GKO estima em 1,5 a 2 % o ganho obtido com o uso desta ferramenta.

· Por meio de simulações que comparam tabelas de preços de fretes com mecânicas de cálculo distintas. Estimamos em 2 a 5 % os ganhos com este recurso.

· Pela redução dos adiamentos de recebíveis em função da redução de atrasos de entrega a clientes, ou seja, redução do custo financeiro desta postergação de receitas

· Com a viabilização da aplicação de multas e descontos quando há perda de produtos ou atrasos

· Garantia de trilha de auditoria interna, amplas possibilidades de níveis de aprovação e assinatura eletrônica, o que inibe desvios

· Melhor gestão do processo

· Gestão das solicitações de transporte

· Apoio no procedimento de embarque

· Controle de dados do processo por meio do registro de ocorrências

· Acesso a relatórios operacionais e gerencias diversos e flexíveis

· Envio de emails a partir de ocorrências e controle de pendências

· Garantia de lançamentos contábeis e fiscais corretos

· Auditoria fiscal sobre conhecimentos

· Mapa fiscal e contábil definido pelos usuários com integração ao ERP e lançamentos automáticos

· Melhoria na qualidade dos serviços de transporte

· Definição dos indicadores de qualidade de forma livre

· Definição de pesos diferenciados por indicador

· Definição de níveis desejados diferentes por indicador

· Definição de modelos de avaliação de qualidade diferentes por tipo de carga, por transportadora, entre outros

· Maior disponibilidade de informações

· Ampla gama de relatórios e facilidade de acesso aos dados

· Ampla possibilidade de exportação de dados para outros ambientes, inclusive planilhas

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