Uma boa organização e um controle eficaz são condições fundamentais na hora de despachar suas cargas e mercadorias. As embarcadoras lidam com muitos produtos por dia, e é impossível efetuar todo esse processo com qualidade sem que um bom monitoramento dos carregamentos seja feito. Para tornar esse trabalho mais fácil, existem alguns documentos que podem ajudar. Um deles é o romaneio de embarque.
Esse relatório descritivo traz as principais características de todas as mercadorias que estão no carregamento, o que simplifica a identificação e a localização dos produtos do lote. Além da segurança no embarque, esse documento agiliza a conferência das cargas em possíveis fiscalizações. Em inglês, o romaneio é chamado de packing list, e é importante para o trânsito de produtos em território nacional.
Para que você possa saber mais sobre o romaneio e quais as vantagens desse documento de embarque, preparamos este artigo especial sobre o assunto. Boa leitura!
O que é romaneio de embarque?
O romaneio de embarque pode ser definido como um relatório de controle, em que são descritos todos os produtos e as notas fiscais que estão embarcando em um mesmo veículo. Dessa forma, é possível saber detalhadamente a mercadoria que está sendo embarcada, o que facilita a identificação e a localização dos produtos dentro do lote, além de agilizar a conferência feita pela fiscalização.
Portanto, o romaneio é um documento muito importante para embarcadores que despacham mercadorias apenas no território nacional e também para os exportadores, pois ele concentra todos os volumes de carga em apenas um documento. Contudo, lembre-se de que esse não é um documento fiscal.
Vale ressaltar que o romaneio de embarque pode ser diferente do romaneio de carga ou de viagem. Em um embarque de frete de carga completa, ou seja, ponto a ponto, os dois documentos são iguais. Porém, nos embarques de carga fracionada, esses documentos são emitidos separadamente.
Outro aspecto relevante é que a preparação do romaneio de embarque deve ser submetida aos limites dos veículos utilizados e da gestão de risco. Além disso, ele deve atender à otimização de rotas e reunir embarques conjuntos para o mesmo destinatário.
Quais são os benefícios desse documento?
Preparar o romaneio facilita a conferência das cargas na hora do embarque e agiliza a fiscalização dos produtos. Porém, essas não são as únicas vantagens desse documento. Veja agora quais são as principais.
Auxilia a prestação de contas dos motoristas
Quando o romaneio de embarque é emitido e os volumes de carga são despachados, a responsabilidade sobre os produtos é transferida para os motoristas. Por isso, esse documento serve para prestar contas no retorno à empresa, conferindo se tudo o que foi embarcado foi devidamente entregue.
Melhora a disponibilidade de informações
Por auxiliar no controle de todas as cargas enviadas, as informações contidas no romaneio de embarque podem ser utilizadas para outros fins, como alimentar o sistema que faz o rastreamento dos pedidos. Sendo assim, todas as partes envolvidas no processo podem ter acesso às informações dos produtos enviados.
Além disso, fornecer esses dados aos clientes torna a empresa mais transparente aos olhos dos consumidores, aumentando a satisfação deles e a confiança do mercado.
Ajuda a proteger o embarcador em casos de furtos e roubos das cargas
Mesmo com todas as precauções, problemas como furtos, acidentes, roubos e outros imprevistos podem acontecer durante o transporte das cargas. Quando isso ocorre, a seguradora solicita uma cópia do romaneio de embarque para verificar todas as mercadorias que estavam no veículo. Por isso, ter esse documento vai agilizar e garantir a indenização dos valores dos produtos.
Ajuda a evitar erros de envio
Além de auxiliar no controle e conferência das cargas, o romaneio também ajuda a reduzir a ocorrência de envios trocados ou errados durante o embarque dos volumes. Dessa maneira, mesmo não sendo um documento de emissão obrigatória segundo a atual legislação, ele é fundamental para melhorar o controle das operações.
Assim, emitir o romaneio de forma correta torna todo o processo de embarque mais acertado, melhorando a qualidade do serviço e a satisfação do cliente final. Todas essas características cooperam para a redução de custos, a melhora da imagem da empresa no mercado e o aumento dos lucros da organização.
Como emitir o romaneio de forma adequada?
Atualmente, não existe um modelo padrão para a emissão do romaneio de embarque. No entanto, existem algumas informações que não podem faltar para que esse relatório fique completo. Entre elas, estão:
- notas fiscais que vão ser enviadas;
- quantidade de volumes de carga;
- identificação dos volumes;
- tipos de embalagem utilizados para o transporte das cargas — como caixa de papelão, de madeira ou de plástico, pallet, entre outros;
- informações sobre a carga — como peso, dimensões e volume.
Para iniciar a geração desse documento, é importante escolher um bom transportador para a sua demanda, avaliando os custos do transporte, os prazos de entrega estimados, quais são os processos que devem ser realizados, entre outras informações. Tudo isso vai afetar a emissão do romaneio.
Depois, para começar a emitir o romaneio, você pode criar uma planilha que contemple todas as informações que sua empresa julga necessárias para o embarque das mercadorias. Em outras palavras, é pertinente colocar tudo o que for importante para facilitar o controle e a verificação dos volumes.
Por sua vez, existem programas que surgiram como uma boa alternativa para o processo de emissão de romaneio de embarque. Com eles, fazer esse documento fica mais fácil, pois todas as informações da carga são integradas com outras etapas e, assim, o sistema da empresa pode ser utilizado para a coleta de dados, utilizando-os para criar o romaneio.
Além de ser mais prática, essa solução auxilia a diminuição de erros na hora de lançar as informações no documento — o que acontece com maior frequência quando os dados são inseridos manualmente. Portanto, conte com empresas especializadas que podem oferecer esse serviço para a sua companhia, tornando a emissão do romaneio mais simples e rápida.
Como você viu, o romaneio de embarque é um documento muito importante para aumentar o controle das cargas enviadas e a agilidade na hora de conferir os volumes. Além de oferecer benefícios para o processo de embarque, a criação desse relatório e sua emissão são tarefas simples e de baixíssimo custo, proporcionando uma relação de custo-benefício altamente satisfatória.
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